総務部って何やる仕事だ
僕の会社は今の規模にしては珍しく人事部と総務部が完全にセパレートされている。
よくあるIT業界特に100人以下の企業だと、総務部があり孫文の中で人事の担当がいるという組織図が一般的だ。
僕は人事部人事課といっても2人しかいないが、そのうちの1人なわけで、総務部ともよく連携を行いながら仕事をしている。こういった管理系の仕事ベンチャー企業ではバックオフィスと呼ばれる仕事だが、その辺の仕事が何をやってるのかわからないという方のために多少僕の認識で偏っているとは思うが管理系の仕事の解説をしていきたいと思う。
なかには人事の仕事なのか総務の仕事なのかが曖昧な仕事もかなり存在するが、僕の会社ではどう分けているのかということも含めてお話しする。
人事の仕事
人事というと採用ばかりやっているイメージが強いが、僕の会社のように小規模な会社では、採用積極的にやっても行う面接の数はたかが知れている。
1,000人を超える規模の会社の場合は、人事部採用かのようなものがあり、採用を専門として行う部署が存在するようだが、小規模なIT企業でまずそれはありえない。 理由は簡単で、採用のみを仕事とした場合かなり暇になるからだ。
もちろん圧倒的な採用のスキルがある場合は採用担当、特にヘッドハンティングなどエンジニアの経験者でバリバリの技術を持っている方を口説くという要因はいるかもしれないが、そう言って1部の例外を除けば102以下の規模の会社の人事など、面接以外の仕事のほうが多いものだ。
勤怠管理
今の社員の勤怠音を管理しているかは会社によるが、社員数が10人を越えてきたところからはだいたい勤怠の管理のシステムを置く場合が多い。
今の時代インターネット上ですべての管理ができ、特に我々の会社のようにアウトソーシングの会社では、出勤する現場が違ったり、現場ごとに出勤時間が違うこともあるからなので、タイムカードのような管理はできない。
インターネット上からアクセスしてもらい、毎日入力をしそれを月に1回上司に提出するというようなシステムを作るのがメジャーなやり方だ。
独自のシステムではなく勤怠管理システムのようなものものと契約をし、それを導入していることが多いだろう。
ただどんなに良いシステムを入れていても、時間から集計ぐらいのことはやってくれても、その管理を行うのは人事の仕事である。 うちの会社ぐらいの規模であれば、誰がどのような働き方をしているかは大体頭に入っているので、毎月と違った働き方や明らかに逸脱した残業時間などを見つけた場合には、フォローに回る。
社員のフォロー
着任近くなってくると全員のフォロー一定期間にすることはなかなか難しいのだが、できるだけ偏りが出ないように社員のフォローに入る。改行
フォローといっても本社に呼び出し面談をするといった仰々しいものではなく、ミーティングに訪れたり、別件で本社に訪れるようがある社員を待ち構えていて軽く世間話をしたり最近同様的な話をしたりすることもこれに含まれる。
社員によってはこれだけでは足りないこともよくあるが、これだけで足りる社員ももちろんいるので、そこは見極めながら整理を行う。
給与計算給与計算はどこの人事でも行っていると思うが、最近は便利なソフトがたくさんあるので、半ば勤怠管理のソフトで出た光景をただ金融ソフトにと連携するだけで仕事が終わってしまう場合もよくある。
ただもしこれを人事の方が読んでいるなら、どういう仕組みで何が計算されるのかということは本当にその給与ソフトの計算が合っているかどうかという確認も含めてできるようになっているべきである。
人事なのに厚生年金と健康保険と雇用保険の違いすらわからない人がたまにいるが、そんなものは人事ではないと言える。
求人
ハローワークのようにただで求人を出すことができるものであれば、許可を得てフォーマット通りに求人票を書けばいい。
うちの会社は広報がないので、というか報告するものがそもそもないため、ホームページの管理は総務部ということになっているが、求人のページや求人票外部に出す場合には広報的な仕事まで請け負っている。
求人媒体に掲載するなど費用がかかるものに関しては当然上の決済が必要なわけで、決済が必要となると費用対効果の話は避けては通れない。
うちの会社の場合人材紹介も使用しているが、毎年総務と連携して求人にかかる費用及び一人当たりにかかる費用を算出し、今までの方法よりも効率が良いということを中心にプレゼンを進めることにしている。
過去のデータを洗い出し、現状よりも良くするというプレゼンができれば比較的予算を売りやすいのだが、前任の人事の方はそれを提案した時に人事の仕事の枠を超えていると言っていた。
求人に関わる費用請求するのだから確実日々の仕事だろうと私は思っているが、この辺は会社によって少し違うのかもしれない。 ただ、そこは専門ではないから責任は生えないという意味での逃げの発言だとしたら、その認識は甘いのではないかとも思う。
